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Réinventer l’informatique de gestion

lundi 12 décembre 2011

Les différents domaines à gérer par l’informatique centrale de l’université, tâche aujourd’hui dévolue à la "Direction des Systèmes d’Information", sont, à grands traits : l’infrastructure (réseau, salles machines), l’assistance aux utilisateurs, et l’informatique de gestion.
L’informatique de gestion vise à aider, par la technique de l’informatique, aux tâches de gestion : c’est un service au service des services.
Pendant longtemps elle a été presque exclusivement au service de l’administration centrale dans ses tâches principales qui, dans notre contexte, sont la scolarité, la gestion des ressources humaines, la gestion financière et la gestion de la recherche.
Cela ne suffit plus, il faut qu’elle puisse élargir son champ pour être au service de l’ensemble des tâches administratives de l’université.
Cela passe par une construction des fondations : enregistrement de tous les acteurs (personnels de l’université et personnels associés (CNRS, INSERM, autres universités, etc…), étudiants de l’université et associés, personnes extérieurs ayant à faire avec l’université à des degrés divers, du membre de jury de thèse à l’intervenant ponctuel d’une société extérieure), enregistrement des structures qui encadrent la vie de l’université (services, laboratoires, ufr, diplômes, unités d’enseignement), enregistrement des groupes divers auxquels peuvent appartenir les différents acteurs (projets, équipes, travaux pratiques,..).
Dans cette construction il ne faut jamais perdre de vue que l’information la plus fiable est celle qui est enregistrée au plus près de sa source : la personne elle-même pour ce qui la concerne directement, son service ou laboratoire, son ufr ou service commun, et enfin l’administration centrale.
C’est sur ces fondations qu’il faut greffer les applications qui permettent de gérer chaque domaine. Elles pourront être collectrices d’information à mettre en commun, et utilisatrices d’informations communes. Il faudra probablement aussi construire dessus une messagerie centralisée (permettant de donner une boite aux lettres à tout nouveau venu dès son arrivée), un système de validation de décision, et une gestion électronique de documents.
L’intérêt de la mise en commun est double : fiabilisation, car une donnée partagée est contrôlée par tous et corrigée une fois pour tous, et suppression du fastidieux travail de la saisie multiple.
L’intérêt d’avoir des bases indépendantes des applications est la pérennité dans un monde où les outils de présentation et de mise à jour des informations sont en évolution perpétuelle.
Sur ces fondations il faut établir les droits des uns et des autres à utiliser les informations ou à les mettre à jour, et des mécanismes qui empêchent l’extension des droits sur les données (une personne en liste rouge, doit rester invisible du public, quelque soit l’utilisateur des données sur elle).
Ce n’est pas simple. Rien de tout cela n’est simple. Il s’agit d’un immense chantier qui demande à la fois un gros travail d’analyse et les conditions nécessaires à ce travail.
C’est là que le bas blesse, et toute la politique actuelle mène malheureusement et ne peut mener qu’à la destruction de l’informatique de gestion.
En effet, le virage qui a été pris et qui n’a pas cessé de se renforcer, a été d’accrocher l’"informatique" à la présidence, ce qui s’est traduit dans les dernières années par la création d’un COSTRASI, "Comité Stratégique des Systèmes d’Information", qui porte, comme beaucoup de choses en ce moment, son contraire en son nom : il ne peut pas être stratégique, puisqu’il est accroché, dirigé et soumis à un pouvoir politique dont les vues sont nécessairement le court terme.
C’est ce comité qui a permis qu’un projet touchant une des activités essentielles de l’université, à savoir l’enseignement, soit choisi pour des raisons politiques, sans aucune connaissance ni des besoins du métier, ni technologique. Là par contre le nom, ODISEE a été bien choisi : l’Odyssée est l’aventure d’un homme (et le naufrage des autres).
Plus profondément, les projets d’informatique de gestion demandent d’analyser en détail les actes de gestion et les processus, auprès de leurs acteurs. Tous les projets que l’ancienne informatique de gestion de l’université a pu mener à bien, l’ont été parce que cette démarche a été suivie. Il ne faut pas se noyer dans les méandres administratifs, mais il faut tous les analyser jusqu’au bout avec les acteurs du terrain si on veut réellement soulager, simplifier, améliorer le travail administratif.
Prendre un logiciel que l’on plaque sur la gestion administrative, alors que les gestionnaires pour s’y retrouver doivent tenir une double gestion des informations dans des classeurs Excel, est certainement la marque d’un loupé. Ça ne soulage pas le travail administratif, ça le surcharge.
Le travail d’informaticien de gestion demande de l’écoute, de l’analyse, il demande de creuser, de revenir "à la charge" des utilisateurs qui bien souvent occultent une partie des processus, avec la louable intention de simplifier la tâche des informaticiens.
C’est beaucoup plus difficile et cela demande beaucoup plus de courage que de se soumettre aux agences de notation des bonnes manières et de copier-coller leurs recettes à tout faire, ou de prendre des produits tout faits parce qu’ils sont "professionnels".
Cela demande aussi de mener l’étude avec ceux qui font le travail et pas seulement avec leur hiérarchie qui ne le connaît pas, au moins pas assez, ni avec des personnes choisies pour faire une analyse fonctionnelle de projet dans un secteur qu’ils découvrent, même s’ils sont de bonne volonté.
Malheureusement et ce n’est pas un hasard, les utilisateurs finaux, les gestionnaires, les "petites mains" sans lesquelles le système d’information n’existerait pas, sont actuellement enfermées dans des tâches très parcellaires et soumises à forte hiérarchie. La parcellisation extrême freine leur possibilité d’analyse et la hiérarchisation extrême freine leurs possibilités d’initiative et leur liberté d’envisager les choses autrement.
La violence de notre hiérarchie, par silence et par cri, n’est que le reflet proportionnel de sa faiblesse et technique et humaine, les deux étant d’ailleurs liées.
Mener un projet de fond de reconstruction de l’informatique de gestion passe par la sortie de ce système.
L’esprit de compétition-évaluation qui préside aujourd’hui à tous les échelons est à l’opposé radical de la construction de bases solides communes : il tend toujours à ne voir que son propre côté et à conserver jalousement ce qui fait son pouvoir de bien faire, de rendre ses propres comptes. D’où la tendance de chaque direction à faire ses projets dans son coin, et pour ce faire, à embaucher son propre informaticien. D’où aussi la paralysie et les décharges d’agitation stérile qui zèbrent les services administratifs, transformés en une vraie caricature du pire fonctionnariat, ce qui auto-autorise certains de ceux qui l’ont provoqué de crier au scandale du "trop d’État" pour justifier la poursuite et l’aggravation de leur destruction.

Réinventer l’informatique de gestion n’est pas isolable du contexte général. Cela passe par la suppression d’une instance politicienne comme donneuse d’ordre et décideur de l’informatique, et par une révision complète de l’organisation des services centraux de l’université et de leur état d’esprit général, et de l’état d’esprit général de l’université.
Et cela demande bien sûr des moyens plus grands que ceux qu’avait l’informatique de gestion quand elle ne s’occupait "que" de l’administration centrale.
C’est un travail gigantesque et de longue haleine, mais il est possible si on en fait le choix, contre l’obéissance aux modes et aux dictats, et qu’on s’en donne les moyens.